ما هو التحليل الوظيفي
التحليل الوظيفي
يعتبر التحليل الوظيفي، هو تلك العملية التي نقوم من خلالها بتحديد كافة الحقائق والتفاصيل التي تقترن بكل وظيفة، وكيفية العثور عليها وتسجيلها بطرق منهجية منتظمة من خلال الطرق المتباينة، كما أن التحليل الوظيفي يتضمن جمع المعلومات التي تتصل بالمعرفة وكذلك المهارات والقدرات التي ينبغي أن تتوفر لدى صاحب العمل لكي يتمكن من تأدية الوظيفة بالشكل المناسب، وتهدف المعرفة هنا إلى الدرجة التى اعتاد فيها شاغل الوظيفة على أدائها، حيث تفهم تلك المهارات على أنها قدرة المرشح على التشغيل للنظام، وهذه القدرات هي التي تحدد السمات الجسدية والعقلية المطلوبة لأداء المهام.
تعريف التحليل الوظيفي
يعد تحليل الوظيفة هو التحديد والتحقق من كافة المسؤوليات والواجبات المتعلقة بكل وظيفة على حدى، ويتم ذلك طبقا لطرق التحليل الوظيفي، والمتطلبات وكذلك الأهمية النسبية لهذه الوظيفة، بالاقتران مع الوظائف الأخرى في نفس المنظمة، كما يعد أحد الدلائل في إعداد الوصف الوظيفي، وكذلك مواصفات الوظيفة.
كما يساهم التحليل الوظيفي بشكل كبير في تعيين الشخص المناسب في المكان المناسب له والوظيفة المناسبة لقدراته، ولذا فإن المحلل الوظيفي هو الذي يحدد الأنشطة والمهام المحددة التي يجب على الشخص القيام بها، كما ينبغي أن يقوم المحلل أيضا باختيار الطريقة التي يتم من خلالها إنجاز المهام وليس هذا فقط فهو من لديه القدرة على تحديد الصفات الرئيسية التي يمتلكها شاغل الوظيفة لكي يتمكن من إنجاز المهام بطريقة فعالة.
خطوات التحليل الوظيفي
هناك العديد من الخطوات المنتظمة التي تتبع في نظام التحليل الوظيفي والتي تتمثل في الآتي:
الخيارات الاستراتيجية
تعد الخيارات الاستراتيجية، هي أولى خطوات المنظمة التي لابد من الإلتزام بها، وذلك فيما يقترن بتحليل الوظيفة، وترتبط هذه الخيارات بالآتي:
- مصادر جمع كافة المعلومات.
- درجة الموظف التي يساهم بها في العملية.
- متى وكم مرة يتم القيام بالتحليل الوظيفي.
- المستوى الذي سنجمع إليه التفاصيل.
- لابد من أخذ التوجه في الإعتبار سواءا للماضي أو للمستقبل.
جمع المعلومات
تعد هذه الخطوة، من أهم خطوات التحليل الوظيفي ويتم من خلالها جمع البيانات والتي يتم التعامل من خلالها بشكل رئيسي عن طريق ثلاث جوانب، هي:
- نوع البيانات التي نود العثور عليها، وفي هذا النوع لابد من التركيز على الاحتياجات الوظيفية الأساسية.
- ثانيا الشخص الذي يقوم بجمع البيانات، فقد يكون محلل الوظيفة أو في بعض الأحيان مشرفا على الوظيفة أو شاغل لها.
- الأساليب القائمة في حالة جمع البيانات، حيث يمكن تطبيق عدد كبير من التقنيات التي من المحتمل أن تكون مقابلة، إلى جانب قوائم مراجعة واستبيان بالإضافة إلى طريقة اليوميات والملاحظة.
معلومات العملية
من خلال تجميع المعلومات الكافية عن طريق الشخص المسؤول، يتم على الفور تحويلها إلى الشكل المناسب الذي يساعد في عملية توثيق الوظيفة.
وصف الوظيفة
يتم وصف الوظيفة نتيجة لنا تمت معالجته من البيانات، بمعني أن الوصف الذي يصف الملف الشخصي لهذه الوظيفة بشكل كامل والذي يتضمن الإدارة وشاغل الوظيفة هو الذي يسرد لنا المسمي الوظيفي، والمسؤوليات والواجبات والمهام والأنشطة والأهداف ونظافة العمل وحتى حدود السلطة.
مواصفات الوظيفة
تتمثل مواصفات الوظيفة في تحديد جميع مؤهلات الموظف، والتي تشتمل على القدرات العقلية والجسدية والعافية وكذلك السلوكية، إلي جانب أهمية التركيز في هذه النقطة على المؤهلات التعليمية والخبرة وكذلك المعرفة والمهارات إلى جانب قدرات الموظف العقليةوعمره والاستعداد والتفكير.
أهمية التحليل الوظيفي
تتمثل أهمية التحليل الوظيفي في عدة أسباب سوف نوضحها لكم من خلال السطور التالية:
تصميم الوظيفة
وفي هذه النقطة يتيح العديد من المعلومات حول العمل، الذي يجب القيام به في مثل هذه الوظيفة، والذي يساعد في تجميع العمل وفقا لتشابه الميزات، وكذلك في تحديد العمل، وايضا تحديد العلاقة القائمة بين الوظائف المتباينة وكذلك هيئة وشكل مسؤولية السلطة المطلوبة من أجل القيام بمثل هذه الوظائف وهكذا فإنه يساهم بدوره في تصميم الهيكل العام التنظيمي.
تخطيط الموارد البشرية
يساعد التحليل الوظيفي في تخطيط الموارد البشرية بشكل كبير من أجل معرفة نوع كافة الأشخاص الذين نود تعيينهم، ومعرفة متطلبات فريق العمل في الوظائف المحددة، ويتم هذا التحديد عن طريق أنواع الوظائف التي يجب علينا القيام بها في تلك المنظمة، بالإضافة إلى أنه يساهم في تحديد عدد ونوع الأشخاص من حيث الخبرة والمهارة والمعرفة، والذين نود تعيينهم في تلك الوظائف.
التوظيف والإختيار
وفي هذه النقطة قد يساهم التحليل الوظيفي أيضا، وهذا من خلال تحديد المصادر من جهة اكتساب ثقة الأشخاص واختيار المناسب منهم والذي يتصف بالمعايير المحددة في الوصف الوظيفي.
وقد يهدف كذلك إلى الحفاظ على التوازن بين كافة الوظائف ولكن من خلال المهام ومسؤوليات الوظيفة، وشاغلي الوظائف أنفسهم وهذا وفقا للمهارات والمعرفة والخبرة التي يمتلكها أصحاب الوظائف.
التدريب والتطوير
يساعد أيضا هذا التحليل في عملية التدريب وتطوير الموظفين لدى المنظمة وهذا عن طريق جعلهم ذات مهارة وكفاءة عالية في أداء وظائفهم، حيث يقوم الناس بأداء وظائف أخرى ديناميكية وتتصف باحتياجات وظيفية متغيرة، سواءا الحالية أو المحتملة.
كما يساعد التحليل الوظيفي في عملية تحليل كافة احتياجات هذه الوظائف من خلال التسلسل الهرمي ، إلى جانب إتاحة معلومات كثيرة حول متطلبات التدريب من أجل تمكين الناس من الاستعداد للقيام بمثل هذه الوظائف ذات الأهمية الكبرى.
تقييم الوظيفة
يقيم التحليل الوظيفي طبيعة الوظائف من حيث قيمتها ويساعد بشكل كبير في تحديد التعويض عن عن تلك الوظائف، وأما في حال ان كان التعويض لا يستحق، فقد يساعد هذا التحليل الوظيفي في مراجعة محتويات الوظيفة أو سياسة التعويض.
تقييم الأداء
كما يساعد التحليل الوظيفي في عملية تقييم الأداء الخاص بالموظفين ويتم ذلك وفقا للمعايير المطلوبة لهذه الوظيفة، من أجل جعلها تتناسب مع الأداء المطلوب، وتحديد متطلبات تريب الأشخاص المستحق م الترقيات أو التحويلات، والتي تتضمن تولي الوظائف ذات المكانة العالية والتي تمتلكتعويض مسبق متصل بها.
عناصر التحليل الوظيفي
تتمثل هذه العناصر في عدة نقاط من أهمها ما يلي.
وظائف ومسؤوليات المهام
عن طريق تحديد كافة الوظائف والمسؤولية الوظيفية من جهة علاقتها بأداء واجب الموظف والذي يحتوي على الجوانب الفنية المتعلقة بمثل هذه الوظيفة.
والمسؤولية الإشرافية والإدارية والتي تتضمن مهارات الإتصال، والخبرة ووظائف الدعم وكل هذا وفقا للظروف والضرورة.
معايير الأداء
وهذه المعايير تشير إلى الإنتاجية والجودة وهذا ما يحتاج إليه الفرد لكي يصبح ناجح في عمله الجديد.
المهارات المقترنة بالوظيفة
تحديد مستوى كل نوع من المهارات والمعرفة والقدرة والخبرة، التي قد تحتاج إليها الوظيفة، والعديد من المهارات التقنية.
الاحتياجات البدنية مثل، الرفع المتكرر وكذلك السحب، أو الدفع، والاختبارات البدنية التي لابد من اجتيازها قبل التأهل لمثل هذه الوظيفة، ومهارات الاتصال مثل، المتطلبات الكتابية، واللفظية، واللغوية، ومهارات التعامل مع الآخرين مثل، التفاعل مع العملاء، وكذلك مهارات العمل الجماعى.
نطاق السلطة وحدودها
ذكر جميع مجالات المسؤولية القائمة على كل فرد ،وليس هذا فقط، ولكن إلى الأماكن التي قد تتداخل فيها الواجبات والمسؤول بشكل نهائي عن المنتج أو تقديم الخدمة النهائية. مع القيام بتحديد وصف مستوى السلطة التي يتمتع بها الفرد عن غيره.
توقعات الإدارة
تتضمن هذه التوقعات، العمل الإضافي وكذلك العمل الليلي، وايضا عطلات نهاية الأسبوع، وغيرها
المرونة في تحديد مواعيد الإجازات.
عن طريق تحديد قيود معينة على وقت الإجازة.
السياسات والمساءلة عن التأخير والغياب.
سلوكيات الموظفين المتوقعة فيما يخص التفاعل مع الأقران، والعملاء، والموردين، والمديرين، وغيرهم.